Dati personali trasferiti dallo Spazio economico europeo (“SEE”) agli Stati Uniti d’America (“U.S.A.”)
1. Introduzione
Cookson Group plc (“Cookson”) rispetta la Privacy dei suoi clienti, partner commerciali e impiegati e riconosce la necessità di proteggere e gestire al modo dovuto le informazioni personali provviste. A nome suo e delle sue affiliate, comprese le entità domiciliate negli Stati uniti, Cookson ha preso la decisione di ottemperare volontariamente ai principi “Safe Harbour” disponibili alle organizzazioni statunitensi sotto la direttiva della Commissione europea sulla protezione dei dati. Se sorgessero dei conflitti tra i principi Safe Harbour e questa Politica sulla Privacy (“Politica”), avranno la prevalenza i principi Safe Harbour. In questa Politica viene data un’idea delle pratiche generali per implementare i requisiti Safe Harbour in collegamento con i dati personali trasferiti dall’SEE agli Usa, compresi i tipi di informazioni raccolte e trasferite, il modo in cui sono usate e le scelte disponibili agli individui che si trovano nell’SEE per quanto riguarda l’uso di quelle informazioni e la possibilità di correggerle.
2. Scopo
Questa Politica sulla Privacy è valida per tutte le operazioni, divisioni e sussidiarie di Cookson per quanto riguarda le informazioni personali ricevute dall’SEE in qualsiasi formato, compreso quello elettronico, cartaceo o orale. La Politica inoltre è applicabile anche agli agenti (vedere la definizione di seguito) che gestiscono e elaborano i dati personali dall’SEE a nome di Cookson.
3. Definizioni
Agli scopi di questa Politica, sono applicabili le definizioni seguenti: per “Agente” si intende una terza parte che raccoglie e/o usa le Informazioni personali provviste da Cookson per eseguire compiti a nome e sotto la direzione di Cookson. Per “Informazioni personali” si intende qualsiasi informazione pertinente ad una persona identificata o identificabile. Una persona è identificabile se può essere identificata in modo diretto o indiretto, in particolare facendo riferimento ad un numero di identificazione o ad uno o più fattori specifici per quanto riguarda la sua identità fisica, fisiologica, mentale, economica, culturale o sociale. Nella definizione di Informazioni personali non sono incluse le informazioni anonime e/o di carattere statistico. Per “Informazioni personali sensitive” si intendono le Informazioni personali concernenti la razza, l’origine etnica, le opinioni politiche, le credenze religiose o filosofiche, l’appartenenza ad un particolare sindacato o le informazioni pertinenti a questioni sanitarie o di orientamento sessuale.
4. Elaborazione dei dati personali dall’SEE
Di volta in volta Cookson potrà elaborare alcune Informazioni personali SEE sui clienti, i partner commerciali, gli impiegati e i candidati ad un particolare impiego, comprese le informazioni registrate su media diversi, oltre ai dati elettronici.
Cookson userà le Informazioni personali concernenti i partner commerciali e i clienti per provveder loro le informazioni ed i servizi necessari, oltre che per aiutare il personale di Cookson a capire meglio le necessità e gli interessi degli stessi. In particolare, la società userà le informazioni per aiutare i clienti e i partner commerciali a completare una transazione o un ordine, per facilitare le comunicazioni, per eseguire la consegna di prodotti o servizi, per fatturare prodotti o servizi acquistati e per provvedere un servizio e supporto continui. Talvolta il personale di Cookson potrà usare le Informazioni personali per contattare i clienti ed i partner commerciali in modo da poter compilare dei sondaggi usati a scopi di marketing e assicurazione della qualità.
Cookson potrà inoltre condividere le Informazioni personali con i propri service provider e fornitori al solo scopo, e soltanto nel grado necessario per supportare le necessità commerciali dei clienti. Ai service provider ed ai fornitori sarà richiesto di mantenere confidenziali le Informazioni personali ricevute da Cookson; non potranno essere usate a nessun altro scopo all’infuori di quello originalmente anticipato.
Cookson inoltre raccoglie le Informazioni personali concernenti i propri impiegati (Dati del settore Risorse umane) per poter gestire i programmi e le funzioni di questo reparto e comunicare con i propri impiegati. Tra questi possono essere inclusi programmi per ricompensare e avvantaggiare il personale, piani e controlli per lo sviluppo degli impiegati, valutazione dei risultati, addestramento, rimborso per le spese di viaggio e insegnamento, schede di identificazione, accesso alle strutture e alla rete informatica corporativa, profili personali, liste interne degli impiegati, documentazione per il settore Risorse umane e altri scopi pertinenti al lavoro. Cookson inoltre raccoglie e usa le Informazioni personali per prendere in considerazione possibili candidati per le opportunità di impiego nella società.
I Dati del settore Risorse umane potrebbero essere condivisi con un rivenditore di terza parte esclusivamente per permettere a quest’ultimo di provvedere servizi e/o supporto a Cookson, in collegamento con i programmi e le funzioni di cui sopra. I Dati del settore Risorse umane non verranno condivisi con terzi se non per uno scopo pertinente al lavoro. Una terza parte che riceva delle Informazioni personali dovrà usare lo stesso livello di protezione della Privacy indicato in questa Politica.
5. Principi della Privacy
5.1. Avviso
Se Cookson raccoglie le Informazioni personali direttamente da un individuo nell’SEE, lo informerà sullo scopo per cui le Informazioni personali vengono raccolte e usate; su una terza parte che non sia un Agente a cui le rivelerà; le scelte ed i metodi, se applicabile, che la società offre agli individui per limitare l’uso e la rivelazione delle loro Informazioni personali. L’avviso verrà dato in un linguaggio chiaro e manifesto quando si chiede per la prima volta all’individuo di provvedere le Informazioni personali, o non appena sia pratico in seguito. In ogni caso prima che Cookson usi le informazioni per uno scopo diverso da quello per cui erano state ottenute.
5.2. Scelta
Cookson offrirà agli individui l’opportunità di decidere (opzione “opt-out”) se le loro Informazioni personali devono essere (a) rivelate a una terza parte che non sia un Agente, oppure (b) usate per uno scopo diverso da quello per cui erano state originalmente raccolte o in seguito autorizzate dall’individuo. Per le Informazioni personali sensitive, Cookson darà all’individuo la possibilità di consentire in modo affermativo e esplicito (opzione opt-in) alla rivelazione delle informazioni ad una terza parte che non sia un Agente o all’uso delle stesse per uno scopo diverso da quello per cui erano state originalmente raccolte o in seguito autorizzate dall’individuo. Cookson provvederà all’individuo un meccanismo ragionevole per esercitare la sua scelta.
5.3. Trasferimento agli Agenti
Cookson si assicurerà che gli Agenti tutelino le Informazioni personali in modo consistente con questa Politica. Tra gli esempi di una garanzia appropriata che potrebbe essere provvista dall’Agente ci sono: un contratto scritto in cui si obbliga quest’ultimo a provvedere perlomeno lo stesso livello di protezione richiesto dal principio pertinente Safe Harbour; l’ottemperanza alla direttiva dell’Unione europea 95/46 sulla protezione dei dati; un certificato Safe Harbour da parte dell’Agente oppure il sottomettersi ad una ricerca adeguata dei fatti da parte della Commissione europea. Se Cookson viene a conoscenza che un Agente usa o rivela le Informazioni personali in un modo contrario a questa Politica, farà quanto ragionevole per prevenire o interromperne l’uso o la rivelazione.
5.4. Accesso
Su richiesta, Cookson concederà agli individui un accesso ragionevole alle Informazioni personali che la società possiede su di loro. Inoltre, la società farà quanto ragionevole per permettere all’individuo di correggere, emendare o cancellare l’informazione che si è dimostrata essere non accurata o incompleta.
5.5. Sicurezza
Cookson prenderà tutte le precauzioni ragionevoli per far si che le Informazioni personali in suo possesso non vengano perdute, usate al modo sbagliato e non autorizzato, rivelate, cambiate o distrutte.
5.6. Integrità dei dati
Cookson userà le Informazioni personali solamente in un modo compatibile con gli scopi per i quali erano state raccolte o in seguito autorizzate dall’individuo (vedere 5.2). Cookson farà quanto ragionevolmente possibile per assicurare che le Informazioni personali siano pertinenti all’uso per cui erano state raccolte, accurate, complete e valide in quel momento.
5.7. Imposizione
Cookson utilizza l’approccio di auto-valutazione per assicurare l’ottemperanza a questa Politica sulla Privacy. La società verifica periodicamente che questa Politica sia accurata, comprensiva per le informazioni che devono essere coperte, mostrata in un luogo prominente, implementata al modo dovuto e in conformità con i principi Safe Harbour. Cookson incoraggia le persone interessate a rivelare qualsiasi preoccupazione che possano avere sulla Politica usando le informazioni seguenti per il contatto. La società esaminerà con attenzione e cercherà di risolvere le lamentele e le dispute concernenti l’uso e la rivelazione delle Informazioni personali in ottemperanza ai principi contenuti in questa Politica.
Se Cookson scopre che un suo impiegato è in violazione di questa Politica sulla Privacy, quest’ultimo dovrà sottomettersi ad un processo disciplinare.
6. Risoluzione di una disputa
Qualsiasi dubbio o preoccupazione concernente l’uso o la rivelazione delle Informazioni personali deve essere inviata a The Group Legal Adviser and Compliance Officer for Safe Harbor all’indirizzo dato di seguito. La società farà le dovute indagini e cercherà di risolvere le lamentele e le dispute concernenti l’uso e la rivelazione delle Informazioni personali secondo i principi contenuti in questa Politica.
Nel caso che una lamentela pertinente a questa Politica non possa essere risolta tramite il processo interno corporativo, Cookson ha accettato di usare le procedure apposite per risolvere le dispute del pannello stabilito dall’Autorità per la protezione dei dati dell’Unione europea sul modo per risolvere le dispute ai sensi dei principi Safe Harbour. Nel caso che Cookson o tale Autorità decidano che Cookson non era in ottemperanza di questa Politica, la società farà quanto necessario per risolvere qualsiasi effetto negativo e garantire l’ottemperanza nel futuro.
7. Minorenni
Cookson non raccoglie volontariamente informazioni identificabili in modo personale da ragazzi sotto i 13 anni. Se per qualche ragione la società viene a conoscenza che una persona rispetto alla quale ha raccolto delle Informazioni personali non ha ancora raggiunto l’età di 13 anni, le cancellerà o distruggerà immediatamente.
8. Metodi di contatto
Le domande o i commenti pertinenti a questa Politica devono essere inviati a Cookson per posta o tramite e-mail al modo seguente:
The Group Legal Adviser and Compliance Officer for Safe Harbor simon.ohara@cookson.co.uk
9. Cambiamenti a questa Politica
La Politica potrà essere cambiata di tanto in tanto, in modo consistente con i requisiti dei principi Safe Harbour. La società darà un avviso pubblico appropriato concernente tali cambiamenti.
Questa Politica si basa sui principi esposti nel suo Codice di condotta, in particolare sull’impegno corporativo per una società con uno standard alto di professionalismo, comportamento e rispetto per la dignità dell’individuo.
Data effettiva: 1 ottobre 2007
1. Introduzione
Cookson Group plc (“Cookson”) rispetta la Privacy dei suoi clienti, partner commerciali e impiegati e riconosce la necessità di proteggere e gestire al modo dovuto le informazioni personali provviste. A nome suo e delle sue affiliate, comprese le entità domiciliate negli Stati uniti, Cookson ha preso la decisione di ottemperare volontariamente ai principi “Safe Harbour” disponibili alle organizzazioni statunitensi sotto la direttiva della Commissione europea sulla protezione dei dati. Se sorgessero dei conflitti tra i principi Safe Harbour e questa Politica sulla Privacy (“Politica”), avranno la prevalenza i principi Safe Harbour. In questa Politica viene data un’idea delle pratiche generali per implementare i requisiti Safe Harbour in collegamento con i dati personali trasferiti dall’SEE agli Usa, compresi i tipi di informazioni raccolte e trasferite, il modo in cui sono usate e le scelte disponibili agli individui che si trovano nell’SEE per quanto riguarda l’uso di quelle informazioni e la possibilità di correggerle.
2. Scopo
Questa Politica sulla Privacy è valida per tutte le operazioni, divisioni e sussidiarie di Cookson per quanto riguarda le informazioni personali ricevute dall’SEE in qualsiasi formato, compreso quello elettronico, cartaceo o orale. La Politica inoltre è applicabile anche agli agenti (vedere la definizione di seguito) che gestiscono e elaborano i dati personali dall’SEE a nome di Cookson.
3. Definizioni
Agli scopi di questa Politica, sono applicabili le definizioni seguenti: per “Agente” si intende una terza parte che raccoglie e/o usa le Informazioni personali provviste da Cookson per eseguire compiti a nome e sotto la direzione di Cookson. Per “Informazioni personali” si intende qualsiasi informazione pertinente ad una persona identificata o identificabile. Una persona è identificabile se può essere identificata in modo diretto o indiretto, in particolare facendo riferimento ad un numero di identificazione o ad uno o più fattori specifici per quanto riguarda la sua identità fisica, fisiologica, mentale, economica, culturale o sociale. Nella definizione di Informazioni personali non sono incluse le informazioni anonime e/o di carattere statistico. Per “Informazioni personali sensitive” si intendono le Informazioni personali concernenti la razza, l’origine etnica, le opinioni politiche, le credenze religiose o filosofiche, l’appartenenza ad un particolare sindacato o le informazioni pertinenti a questioni sanitarie o di orientamento sessuale.
4. Elaborazione dei dati personali dall’SEE
Di volta in volta Cookson potrà elaborare alcune Informazioni personali SEE sui clienti, i partner commerciali, gli impiegati e i candidati ad un particolare impiego, comprese le informazioni registrate su media diversi, oltre ai dati elettronici.
Cookson userà le Informazioni personali concernenti i partner commerciali e i clienti per provveder loro le informazioni ed i servizi necessari, oltre che per aiutare il personale di Cookson a capire meglio le necessità e gli interessi degli stessi. In particolare, la società userà le informazioni per aiutare i clienti e i partner commerciali a completare una transazione o un ordine, per facilitare le comunicazioni, per eseguire la consegna di prodotti o servizi, per fatturare prodotti o servizi acquistati e per provvedere un servizio e supporto continui. Talvolta il personale di Cookson potrà usare le Informazioni personali per contattare i clienti ed i partner commerciali in modo da poter compilare dei sondaggi usati a scopi di marketing e assicurazione della qualità.
Cookson potrà inoltre condividere le Informazioni personali con i propri service provider e fornitori al solo scopo, e soltanto nel grado necessario per supportare le necessità commerciali dei clienti. Ai service provider ed ai fornitori sarà richiesto di mantenere confidenziali le Informazioni personali ricevute da Cookson; non potranno essere usate a nessun altro scopo all’infuori di quello originalmente anticipato.
Cookson inoltre raccoglie le Informazioni personali concernenti i propri impiegati (Dati del settore Risorse umane) per poter gestire i programmi e le funzioni di questo reparto e comunicare con i propri impiegati. Tra questi possono essere inclusi programmi per ricompensare e avvantaggiare il personale, piani e controlli per lo sviluppo degli impiegati, valutazione dei risultati, addestramento, rimborso per le spese di viaggio e insegnamento, schede di identificazione, accesso alle strutture e alla rete informatica corporativa, profili personali, liste interne degli impiegati, documentazione per il settore Risorse umane e altri scopi pertinenti al lavoro. Cookson inoltre raccoglie e usa le Informazioni personali per prendere in considerazione possibili candidati per le opportunità di impiego nella società.
I Dati del settore Risorse umane potrebbero essere condivisi con un rivenditore di terza parte esclusivamente per permettere a quest’ultimo di provvedere servizi e/o supporto a Cookson, in collegamento con i programmi e le funzioni di cui sopra. I Dati del settore Risorse umane non verranno condivisi con terzi se non per uno scopo pertinente al lavoro. Una terza parte che riceva delle Informazioni personali dovrà usare lo stesso livello di protezione della Privacy indicato in questa Politica.
5. Principi della Privacy
5.1. Avviso
Se Cookson raccoglie le Informazioni personali direttamente da un individuo nell’SEE, lo informerà sullo scopo per cui le Informazioni personali vengono raccolte e usate; su una terza parte che non sia un Agente a cui le rivelerà; le scelte ed i metodi, se applicabile, che la società offre agli individui per limitare l’uso e la rivelazione delle loro Informazioni personali. L’avviso verrà dato in un linguaggio chiaro e manifesto quando si chiede per la prima volta all’individuo di provvedere le Informazioni personali, o non appena sia pratico in seguito. In ogni caso prima che Cookson usi le informazioni per uno scopo diverso da quello per cui erano state ottenute.
5.2. Scelta
Cookson offrirà agli individui l’opportunità di decidere (opzione “opt-out”) se le loro Informazioni personali devono essere (a) rivelate a una terza parte che non sia un Agente, oppure (b) usate per uno scopo diverso da quello per cui erano state originalmente raccolte o in seguito autorizzate dall’individuo. Per le Informazioni personali sensitive, Cookson darà all’individuo la possibilità di consentire in modo affermativo e esplicito (opzione opt-in) alla rivelazione delle informazioni ad una terza parte che non sia un Agente o all’uso delle stesse per uno scopo diverso da quello per cui erano state originalmente raccolte o in seguito autorizzate dall’individuo. Cookson provvederà all’individuo un meccanismo ragionevole per esercitare la sua scelta.
5.3. Trasferimento agli Agenti
Cookson si assicurerà che gli Agenti tutelino le Informazioni personali in modo consistente con questa Politica. Tra gli esempi di una garanzia appropriata che potrebbe essere provvista dall’Agente ci sono: un contratto scritto in cui si obbliga quest’ultimo a provvedere perlomeno lo stesso livello di protezione richiesto dal principio pertinente Safe Harbour; l’ottemperanza alla direttiva dell’Unione europea 95/46 sulla protezione dei dati; un certificato Safe Harbour da parte dell’Agente oppure il sottomettersi ad una ricerca adeguata dei fatti da parte della Commissione europea. Se Cookson viene a conoscenza che un Agente usa o rivela le Informazioni personali in un modo contrario a questa Politica, farà quanto ragionevole per prevenire o interromperne l’uso o la rivelazione.
5.4. Accesso
Su richiesta, Cookson concederà agli individui un accesso ragionevole alle Informazioni personali che la società possiede su di loro. Inoltre, la società farà quanto ragionevole per permettere all’individuo di correggere, emendare o cancellare l’informazione che si è dimostrata essere non accurata o incompleta.
5.5. Sicurezza
Cookson prenderà tutte le precauzioni ragionevoli per far si che le Informazioni personali in suo possesso non vengano perdute, usate al modo sbagliato e non autorizzato, rivelate, cambiate o distrutte.
5.6. Integrità dei dati
Cookson userà le Informazioni personali solamente in un modo compatibile con gli scopi per i quali erano state raccolte o in seguito autorizzate dall’individuo (vedere 5.2). Cookson farà quanto ragionevolmente possibile per assicurare che le Informazioni personali siano pertinenti all’uso per cui erano state raccolte, accurate, complete e valide in quel momento.
5.7. Imposizione
Cookson utilizza l’approccio di auto-valutazione per assicurare l’ottemperanza a questa Politica sulla Privacy. La società verifica periodicamente che questa Politica sia accurata, comprensiva per le informazioni che devono essere coperte, mostrata in un luogo prominente, implementata al modo dovuto e in conformità con i principi Safe Harbour. Cookson incoraggia le persone interessate a rivelare qualsiasi preoccupazione che possano avere sulla Politica usando le informazioni seguenti per il contatto. La società esaminerà con attenzione e cercherà di risolvere le lamentele e le dispute concernenti l’uso e la rivelazione delle Informazioni personali in ottemperanza ai principi contenuti in questa Politica.
Se Cookson scopre che un suo impiegato è in violazione di questa Politica sulla Privacy, quest’ultimo dovrà sottomettersi ad un processo disciplinare.
6. Risoluzione di una disputa
Qualsiasi dubbio o preoccupazione concernente l’uso o la rivelazione delle Informazioni personali deve essere inviata a The Group Legal Adviser and Compliance Officer for Safe Harbor all’indirizzo dato di seguito. La società farà le dovute indagini e cercherà di risolvere le lamentele e le dispute concernenti l’uso e la rivelazione delle Informazioni personali secondo i principi contenuti in questa Politica.
Nel caso che una lamentela pertinente a questa Politica non possa essere risolta tramite il processo interno corporativo, Cookson ha accettato di usare le procedure apposite per risolvere le dispute del pannello stabilito dall’Autorità per la protezione dei dati dell’Unione europea sul modo per risolvere le dispute ai sensi dei principi Safe Harbour. Nel caso che Cookson o tale Autorità decidano che Cookson non era in ottemperanza di questa Politica, la società farà quanto necessario per risolvere qualsiasi effetto negativo e garantire l’ottemperanza nel futuro.
7. Minorenni
Cookson non raccoglie volontariamente informazioni identificabili in modo personale da ragazzi sotto i 13 anni. Se per qualche ragione la società viene a conoscenza che una persona rispetto alla quale ha raccolto delle Informazioni personali non ha ancora raggiunto l’età di 13 anni, le cancellerà o distruggerà immediatamente.
8. Metodi di contatto
Le domande o i commenti pertinenti a questa Politica devono essere inviati a Cookson per posta o tramite e-mail al modo seguente:
The Group Legal Adviser and Compliance Officer for Safe Harbor simon.ohara@cookson.co.uk
9. Cambiamenti a questa Politica
La Politica potrà essere cambiata di tanto in tanto, in modo consistente con i requisiti dei principi Safe Harbour. La società darà un avviso pubblico appropriato concernente tali cambiamenti.
Questa Politica si basa sui principi esposti nel suo Codice di condotta, in particolare sull’impegno corporativo per una società con uno standard alto di professionalismo, comportamento e rispetto per la dignità dell’individuo.
Data effettiva: 1 ottobre 2007